Chcąc osiągnąć sukces w jakiejś dziedzinie, nie musisz stawiać sobie wielkich, ambitnych, a często nierealnych celów, które mogą osłabiać Twoją motywację. A zatem jeśli chcesz coś zmienić, zacznij od minimalnych ruchów ku celowi, ale rób to systematycznie i konsekwentnie. Kaizen to idea nieustannego rozwoju, krok po kroku, bez rewolucji, lecz systematycznie. W tym systemie myślenia o rozwoju najważniejsze jest to, aby unikać stresu związanego z dużymi zmianami wywołującymi niepokój, reakcję obronną, strach, a w rezultacie frustrację spowodowaną brakiem efektów. Metoda małych kroków to doskonały sposób na wprowadzanie małych zmian prowadzących do dużych efektów. Wprowadzając małe zmiany, nie odczuwamy ich na co dzień, a w dalszej perspektywie możemy bardzo wiele zyskać.
Z życia wzięte
W firmie MAN Accouting Center w zarządzaniu procesami w księgowości wdrożono system lean, który wiąże się z nieustannym budowaniem kultury lean. Jak relacjonuje Magdalena Wencel, pracownicy mają możliwość udziału w projektach wspierających zmiany, co wiąże się z dodatkową gratyfikacją. Realizowane są małe projekty usprawniające codzienną pracę, a także duże projekty mające wpływ na procesy lokalne, a nawet globalne. W ramach działań wspierających kulturę lean w firmie odbywają się tzw. board meeting, czyli 15-minutowe spotkania w dziale. W ich trakcie każdy relacjonuje, co się dzieje w obszarze, w którym pracuje, i rozmawia się o sukcesach i wyzwaniach dnia codziennego. Ponadto raz w miesiącu wydawany jest biuletyn „Leanfo”, a w nim publikowane są ciekawe wywiady z pracownikami. Powołano również dodatkowy zespół Lean Team, który dzieli się wiedzą wewnątrz organizacji z takich tematów jak świadomość lean, rozwiązywanie problemów czy analiza błędów. Organizowane są też konkursy związane z lean: największa liczba usprawnień w dziale raz w miesiącu, raz w kwartale i raz w roku. Wszystko to sprawia, że kultura zmiany i innowacji jest upowszechniana w codziennym życiu organizacyjnym.
Jak stosować metodę kaizen do motywowania siebie i innych?
Chcesz rzucić palenie?
Nie wypalaj papierosa do końca, najpierw kilka zaciągnięć, później jednego papierosa dziennie mniej, następnie dwa, trzy itd., aż bezstresowo rzucisz palenie.
Chcesz zacząć biegać?
Zacznij od szybkiego marszu, minutę dziennie lub co drugi dzień. Co kilka dni zwiększaj długość trasy, aż dojdziesz do dystansu, który chcesz przebiec.
Chcesz więcej czytać?
Zacznij od jednej strony dziennie, później 2, 3 strony, następnie 10 minut, aż dojdziesz do satysfakcjonującej Cię ilości.
Chcesz poprawić efektywność pracy?
Wdrażaj jedną zasadę efektywnego planowania w tygodniu. Zacznij np. od zapisywania na kartce wszystkiego, co jest do zrobienia.
Zaplanuj zmianę
Planując zmianę, odpowiedz sobie na cztery fundamentalne pytania:
1. Co chcesz zmienić?
2. Od czego zaczniesz?
3. Jakie będą następne kroki?
4. Do czego chcesz dojść?
Taka krótka lista kontrolna doprowadzi Cię do realizacji celów i elastycznego planowania zmian.
Zasady kaizen przydatne w pokonywaniu trudności:
- Problemy stwarzają nowe możliwości. Problemy i trudności w ujęciu kaizen to nowe wyzwania i perspektywy, przed którymi stoisz, a których jeszcze nie odkryłeś.
- Pytaj pięć razy „Dlaczego?”, aż dojdziesz do źródła problemu. Nie zadowalaj się pierwszą odpowiedzią. Pytaj: dlaczego, dlaczego, dlaczego…, aż dojdziesz do sedna problemu.
- Czerp pomysły od wszystkich. Nie staraj się rozwiązać wszystkich problemów sam. Zaangażuj współpracowników, rodzinę i kolegów. Do problemów podchodź systemowo.
- Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia. Podchodź realistycznie i pragmatycznie do rozwiązań, które chcesz wdrożyć. Zdobądź akceptację osób, na które zmiana będzie miała wpływ.
- Nie obawiaj się podważać aktualnego stanu rzeczy. To, co było dobre kiedyś, do dzisiejszej rzeczywistości może już nie przystawać.
- Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne. Obawa przed zmianą zawsze się pojawi, więc potraktuj ją jako naturalny element pracy nad nowymi rozwiązaniami.
- Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne. Zbytnie komplikowanie spraw może zaszkodzić. Nie czekaj na perfekcyjne, wszystko rozwiązujące działania i pomysły. Ciesz się z małych sukcesów.
- Użyj sprytu zamiast pieniędzy. Nie każde dobre rozwiązanie musi dużo kosztować. Wykorzystuj posiadane już zasoby i potencjał, o którym możesz jeszcze nie wiedzieć.
- Pomyłki koryguj na bieżąco. Nie czekaj, aż sprawy wymkną się spod kontroli: im szybciej zadziałasz, tym szybciej dostrzeżesz efekty swoich decyzji.
- Pamiętaj, ulepszanie nie ma końca. Strategia kaizen to strategia długofalowa, która procentuje, gdy jest stosowana systematycznie i systemowo.
Co ogranicza efektywność procesów według kaizen?
Czas to dobro nieodnawialne. Nigdy nie będziemy mieli go zbyt wiele. W filozofii kaizen liczy się każda zaoszczędzona sekunda, która w dłuższym czasie może się kumulować w większe bufory czasowe. Pomimo że filozofia ta ma swoje źródło w pracy produkcyjnej, jej założenia pomagają przy działaniach oddalonych od hal produkcyjnych: w biurach, usługach, księgowości czy np. w rozwoju osobistym.
Przyczyny strat według kaizen
Muda — marnotrawstwo, przestoje, oczekiwanie, czyli działania niebędące wartością dodaną do pracy.
Muri — nadmierne i nierównomierne obciążenie pracą, prowadzące do przemęczenia, popełniania błędów i psucia się narzędzi pracy.
Mura — niezgodności i nieregularność w wykonywaniu pracy.
Informacje zawarte w tym artykule to fragmenty 4 rozdziału książki „Budowanie zaangażowania, czyli jak motywować pracowników i rozwijać ich potencjał” (autor: Maciej Sasin). Aby dowiedzieć się więcej zachęcamy do zakupu książki.
